Privacybeleid & cookieverklaring

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van uw interactie met hvacity.be verwerken we onderstaande categorieën:

Doeleinden en rechtsgrondslag

Elke verwerking gebeurt op basis van één van de rechtsgronden uit art. 6 AVG:

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Offertes zonder opvolging: 3 jaar (verjaringstermijn contractuele aansprakelijkheid).
• Klantgegevens van uitgevoerde opdrachten: 10 jaar na oplevering (boekhoudwet) + 10 jaar tienjarige aansprakelijkheid voor plaatsingswerken.
• Facturatie & BTW: 7 jaar (art. 60 WBTW).
• Nieuwsbriefinschrijvingen: tot uitschrijving, maximaal tot 2 jaar inactiviteit.
• Foto's van realisaties: zolang de toestemming niet is ingetrokken.
• Cookies: zie sectie §8 Cookies hieronder.
• Surfgedrag (analytics): maximaal 14 maanden.

Wie ontvangt uw gegevens?

We verkopen, verhuren of delen uw gegevens nooit met derde partijen voor marketingdoeleinden. Wel schakelen we zorgvuldig geselecteerde verwerkers in voor specifieke taken:

Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst (VWO) afgesloten conform AVG art. 28.

Doorgifte buiten de EER

Één verwerker (Netlify, onze website-host) is gevestigd in de Verenigde Staten maar bedient ons verkeer vanuit Europese datacenters. Voor deze doorgifte baseren we ons op:

• Het EU-US Data Privacy Framework - Netlify is sinds 2023 gecertificeerd deelnemer aan dit kader dat door de Europese Commissie is erkend als adequaatheidsbeslissing (uitvoeringsbesluit 2023/1795);
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie als aanvullende waarborg, opgenomen in de verwerkersovereenkomst met Netlify.

Onze andere verwerkers (Mollie, Brevo, Plausible) zijn volledig binnen de EER gevestigd en verwerken uw gegevens op Europese servers.

Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15): welke gegevens hebben we van u?
• Recht op rectificatie (art. 16): foute gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing ("vergetelheid", art. 17): onder voorwaarden - bv. niet mogelijk zolang wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking (art. 18): tijdelijk stopzetten van verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht op bezwaar (art. 21): tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: voor cookies, nieuwsbrief, publicatie van foto's - zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Verzoeken kunt u indienen per e-mail naar hello@hvacity.be. We antwoorden binnen 30 kalenderdagen. Om misbruik te vermijden kunnen we u vragen uw identiteit te bevestigen via een kopie van uw identiteitskaart (rijksregisternummer afgeschermd).

Cookies

Wij gebruiken cookies - kleine tekstbestanden die door uw browser worden opgeslagen - voor verschillende doeleinden. Bij uw eerste bezoek krijgt u een cookiebanner waar u per categorie toestemming kunt geven of weigeren. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen via de link Cookie-voorkeuren onderaan elke pagina, of via uw browserinstellingen.

Welke cookies gebruiken we?

Direct marketing & nieuwsbrief

U ontvangt enkel onze nieuwsbrief na uitdrukkelijke inschrijving met dubbel-opt-in: u schrijft in via de website, ontvangt een bevestigingsmail, en klikt op de link om uw inschrijving te activeren. Elke nieuwsbrief bevat onderaan een werkende uitschrijflink.

Als bestaande klant kunnen we u onder de "soft opt-in"-regel (ePrivacy-wet art. 129 WEC) informeren over vergelijkbare producten en diensten, tot u daartegen bezwaar maakt. Ook daar kunt u zich kosteloos uitschrijven.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik:

• Versleutelde verbinding (HTTPS/TLS) voor alle websitepagina's en formulieren;
• Toegangscontrole op interne systemen (wachtwoordbeleid, beperkte groep medewerkers);
• Verwerkersovereenkomsten met externe dienstverleners conform AVG art. 28;
• Regelmatige back-ups en disaster-recoveryplan;
• Honeypot-velden en spamfilters op publieke formulieren.

In geval van een datalek die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden melden wij dit binnen 72 uur bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en informeren wij u onmiddellijk.

Minderjarigen

HVACity richt zich niet op kinderen of jongeren onder de 16 jaar. Wij verwerken bewust geen gegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd. Indien u vaststelt dat we onrechtmatig gegevens van een minderjarige zouden verwerken, contacteer ons dan onmiddellijk zodat we deze kunnen verwijderen.

Klacht indienen bij de toezichthouder

U heeft steeds het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) als u van mening bent dat wij uw gegevens niet correct verwerken:

Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt zodat we de situatie samen kunnen bespreken en oplossen.

Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer wetgeving, technologie of onze werking dit vereist. De meest recente versie is steeds beschikbaar op hvacity.be/privacy.html met vermelding van de datum bovenaan. Belangrijke wijzigingen communiceren wij per e-mail aan nieuwsbriefabonnees en klanten.